Jest tylko jeden zasób, który zawsze jest ograniczony – jest to czas. Można dokupić więcej ziemi, można pożyczyć więcej kapitału, można zatrudnić mądrzejsze osoby i wyposażyć się w lepsze komputery. Czasu nie da się jednak rozciągnąć i paradoksalnie, nie ma też takich sytuacji, że ktoś nie ma czasu. Wszyscy mamy go dokładnie tyle samo i prawdziwe pytanie dotyczy tego, co chcemy z nim zrobić i czy potrafimy nim właściwie zarządzać.
Wyznacz priorytety
Zarządzanie własnym czasem wcale nie jest trudne. Potrzebna jest dyscyplina w realizowaniu tej funkcji zarządczej, ale w praktyce trudność dotyka przede wszystkim kwestii odpowiedniego przygotowania się do zarządzania czasem. Trzeba to robić poprzez szereg zasad, w tym w pierwszej kolejności poprzez wskazywanie priorytetów.
Kiedy mówimy, że nie mamy czasu, oznacza to tak naprawdę, że wolimy robić coś innego. Dlaczego wolimy robić coś innego? Bo uznajemy to za ważniejsze. Podjęcie decyzji odnośnie tego, co jest ważne, jest pierwszym krokiem w drodze do nauczenia się sztuki zarządzania czasem.
Przyznanie czemuś priorytetu oznacza, że najpierw zrobimy właśnie to, a dopiero potem wykonamy rzeczy, które mają niższy priorytet. Kluczowym zagadnieniem jest tutaj ilość i hierarchia priorytetów. Jeśli ktoś ma 5 priorytetów, nie ma priorytetu żadnego. Jeśli ktoś ma 3 priorytety, musi ustalić ich relacje między sobą. Jeśli ktoś ma tylko 1 priorytet, prawdopodobnie zaniedbuje wiele innych kwestii.
Delegowanie obowiązków
My mamy tylko określoną ilość czasu, ale są też inni ludzie, którzy mogą skorzystać ze swojego czasu w celu odciążenia nas. Nauka delegowania obowiązków i zadań jest szalenie ważna dla sztuki zarządzania własnym czasem. Nawet jeśli uznamy, że delegacja będzie oznaczała obniżenie jakości realizacji tego zadania, nie musi to być złe, ponieważ pozwoli nam to na poprawę jakości jakiegoś innego zadania. Wracamy tu poniekąd do kwestii priorytetów, ale nie do końca.
Zasada delegowania mówi nam, że powinniśmy delegować wszystko, co tylko może być oddelegowane. Nawet jeśli bylibyśmy się w stanie czymś zająć, powinniśmy przyjmować wobec tego funkcje nadzorcze, a nie wykonawcze, by szkolić osoby pracujące dla nas lub za nas.
Ścieżka krytyczna
W teorii zarządzania projektami istnieje bardzo ważne pojęcie. Jest to pojęcie ścieżki krytycznej projektu, czyli sekwencji zadań, której realizacja bezpośrednio definiuje cały projekt. Mówiąc w kategoriach bardziej praktycznych, wszelkie opóźnienia w zadaniach ścieżki krytycznej sprawiają, że termin zakończenia pracy się opóźnia.
Spóźnienia czy zaniechania poza ścieżką krytyczną da się odrobić, ale jeśli zawalimy na ścieżce krytycznej, będziemy za to płacić. W planowaniu swojego dnia też można wyznaczyć elementy, bez których nie będziemy mogli ruszyć dalej bądź ich opóźnienie spowoduje powstanie poważnych szkód. Nie oznacza to, że ścieżka krytyczna musi być najważniejszą wartością przy planowaniu dnia, ale warto rozumieć jej działanie i mieć na uwadze to, że niektóre opóźnienia są bardziej bolesne od innych.
 |
Artykuł powstał we współpracy z Leadership Center |
