Faktura jest podstawowym dokumentem księgowym. Dokumentuje ona przychód przedsiębiorstwa. Ich wystawianie wielu przedsiębiorców nie postrzega jako przyjemność. Z tego obowiązku nie da się jednak zrezygnować, na szczęście można go usprawnić i przyspieszyć. Taką możliwość dają programy do fakturowania. Skorzystać z nich mogą firmy, które prowadzą tzw. małą księgowość. Jak działają programy do wystawiania faktur i jak mogą pomóc w prowadzeniu biznesu?
Mała księgowość a faktury
Mała księgowość wymaga dokumentowania sprzedaży. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności dowodem sprzedaży może być paragon, ewidencja przychodów, rachunek lub faktura VAT. W celu usprawnienia wystawiania dokumentów sprzedaży warto bliżej poznać programy do fakturowania. Obecnie przedsiębiorcy mogą wybierać pomiędzy różnymi aplikacjami do wystawiania faktur. Niektóre wyposażone są tylko w podstawowe funkcje, inne rozbudowane. Sprawne prowadzenie księgowości proponują przede wszystkim rozbudowane systemy, które pozwalają m.in. na przygotowanie nie tylko standardowych faktur, ale i korekt, not odsetkowych, druków wpłat, przelewów.
W małej księgowości wybór odpowiedniego programu do fakturowania jest bardzo ważny. To od jego funkcji zależy, jakie operacje będzie można wykonać i czy pracę faktycznie będzie można zoptymalizować. Same funkcje to jednak nie wszystko, co jeszcze się liczy?
Fakturowanie w MŚP – proste, szybkie wygodne
Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach małej księgowości doceniają systemy do fakturowania o prostej i intuicyjnej obsłudze oraz przyjazny interfejsie. To, czy tak jest w rzeczywistości, warto sprawdzić, korzystając przez kilka dni z darmowej wersji demo. Dzięki temu można sprawdzić zarówno funkcjonalności, jak i prostotę obsługi, a także porównać kilka systemów ze sobą.
Jaki powinien być program do fakturowania dla małej firmy?
Jako pozostałe cechy dobrego programu do fakturowania wymienia się:
- Możliwość samodzielnego wystawiania różnych dokumentów księgowych oraz ich wysyłki do klienta w formie elektronicznej; przydatną funkcją jest też informowanie o przekroczeniu terminu płatności przez kontrahenta, a w efekcie wysłaniu mu powiadomień SMS czy na e-mail przypominających o konieczności uregulowania zobowiązania;
- Weryfikowanie stanów magazynowych i analizę sprzedaży towarów;
- Możliwość automatycznego uzupełnienia danych kontrahenta z Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie podanego numeru NIP;
- Możliwość filtrowania kartoteki klientów, towarów i usług,
- Naliczanie rabatów i wysyłanie faktur cyklicznych;
- Możliwość własnego, indywidualnego dostosowania wyglądu dokumentów księgowych m.in. dopasowanie czcionki, logo, stopki, waluty płatności itp.;
- Bezpieczne przechowywanie i aktualizowanie danych;
- Możliwość wystawiania dokumentów zgodnie z aktualnymi przepisami i wymogami m.in. generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).
Koszty – ile kosztują programy do fakturowania?
Firmy działające w ramach małej księgowości dążą do optymalizacji kosztów. To, dlatego często decydują się swoją księgowość prowadzić samodzielnie i nie płacić za obsługę biura rachunkowego. Nic więc dziwnego, że wybierając program do księgowania, dokładnie sprawdzają koszt korzystania z niego. Za dostęp do większości programów opłaca się miesięczny abonament. Jego wysokość jest zależna od tego, ile dokumentów księgowych w miesiącu się wystawia. Jeśli chce się korzystać z darmowej wersji, warto sprawdzić limity. Warto jednocześnie pamiętać, że płatne wersje programów do fakturowania oferują małej księgowości o wiele więcej przydatnych opcji, które ułatwiają prowadzenie biznesu.
Mała księgowość – WFirma, aktualizowana na bieżąco, mobilna księgowość dla każdego!
